1. Na koga se odnosi Uredba koja reguliše elektronsko arhiviranje?
Sama Uredba o elektronskom arhiviranju odnosi se na stvaraoce i imaoce arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku. Konkretnije, Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti određuje da su stvaraoci pravna i fizička lica čijim radom nastaje arhivska građa i dokumentarni materijal, dok su imaoci pravna i fizička lica koji takvu građu drže po određenom osnovu. Uopšteno rečeno, ova materija obuhvata sve subjekte koji obavljaju privredne i vanprivredne delatnosti.
Ipak, Zakon propisuje kaznene odredbe samo za pravna lica, iz čega proizilazi da nisu predviđene sankcije za fizička lica i preduzetnike. Ne očekujemo da će se budućim promenama zakona uvoditi sankcije za nepoštovanje odredaba ovih propisa, za te grupe subjekata.
2. Koje elektronske dokumente je potrebno arhivirati?
Elektronski se arhiviraju svi dokumenti u elektronskom obliku koji:
- su originali ili imaju dokaznu snagu originala
- su nastali u vašem radu ili radom drugog subjektu, a nalaze se u vašem posedu po bilo kom osnovu (primer: ulazne fakture)
- imaju propisan rok čuvanja
Za sada ne postoji zvanično tumačenje da će se Uredba primenjivati na dokumente nastale pre 1. januara 2024. godine. Naše tumačenje je da se odnosi na sve originalne elektronske dokumente koji su u posedu subjekta, bez obzira kada su nastali, a za koje nije istekao rok čuvanja.
Uredba propisuje dva režima arhiviranja dokumenata, u zavisnosti od roka čuvanja:
- Dokumenti za koje je propisan rok čuvanja TRAJNO!
Ovakvi elektronski dokumenti se pouzdano čuvaju. Procedura kako se vrši pouzdano čuvanje je detaljnije pojašnjena u odgovorima na pitanja 15 i 16.
- Dokumenti koji imaju propisan rok čuvanja ali se ne čuvaju trajno.
Za ovakve elektronske dokumente nije obavezno pouzdano čuvanje, već je za njih predviđena manja obaveza a to je da se obezbedi integritet, autentičnost, verodostojnost, celovitost i upotrebljivost dokumenta koji se čuva. To se postiže pridruživanjem kvalifikovanog elektronskog potpisa/pečata dokumentu.
3. Da li Uredba uvodi obaveznu digitalizaciju dokumenata?
Ne, obaveza elektronskog arhiviranja se generalno odnosi na dokumentarni materijal koji nastane u elektronskom formatu.
Nemate obavezu skeniranja štampanih dokumenata. Ukoliko ipak odlučite da to uradite prosto skeniran dokument predstavlja kopiju štampanog dokumenta i ne spada pod ovu Uredbu. Međutim, ukoliko štampani dokument digitalizujete na način da elektronski primerak predstavlja akt iste dokazne snage kao original, onda takav akt potpada pod ovu Uredbu. Ovaj način digitalizacije sprovodi se po posebnoj proceduri. (pogledajte odgovor na pitanje 4.)
4. Šta predstavlja pojam digitalizacije u smislu Zakona o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju?
Digitalizacija u smislu ovog zakona predstavlja konverziju dokumenta koji nije u elektronskom obliku u elektronski oblik. Akt tj. dokument koji je digitalizovan ima istu dokaznu snagu kao originalni akt, ako su kumulativno ispunjeni sledeći uslovi:
- da je digitalizacija akta sprovedena pod nadzorom:
- preduzetnika ili ovlašćenog lica kod preduzetnika*
- ovlašćenog lica u okviru pravnog lica, ili lica ovlašćenog od strane tog lica
- lica koje je ovlašćeno za overu potpisa, rukopisa i prepisa (notar) ili
- lica koje je posebnim zakonom ovlašćeno za overu digitalizovanog akta
- da je istovetnost digitalizovanog akta i originala potvrđena kvalifikovanim elektronskim pečatom/potpisom lica iz prethodne tačke
Detaljna pravila šta predstavlja digitalizovani akt propisana su u članu 11 Zakona o elektronskom dokumentu.
5. Koliko često se sprovodi elektronsko arhiviranje?
Još jedna nedovoljno jasno regulisana obaveza je da li se arhiviranje elektronskih dokumenata sprovodi svakodnevno, nedeljno, mesečno ili godišnje. Za sada nema izričitih normi koje će odgovoriti na ovo pitanje.
Naša preporuka je da elektronsko arhiviranje obavljate sukcesivno i blagovremeno.
Ono što je sigurno je da se elektronsko arhiviranje mora započeti pre isteka trajanja kvalifikovanog elektronskog potpisa/pečata, ukoliko ga dokument sadrži.**
6. Da li je potrebno koristiti plaćeni softver za elektronsko arhiviranje?
Nije potrebno. Subjekti javnog sektora koristiće državnu platformu eArhiv. Očekuje se skori početak rada platforme.
Subjekti privatnog sektora mogu izabrati jednu od dve opcije:
- Plaćeno rešenje – elektronsko arhiviranje se može sprovoditi angažovanjem druge firme – pružaoca usluge kvalifikovanog elektronskog čuvanja dokumenata (član 63. Zakona o elektronskom dokumentu) ili
- Neplaćeno rešenje – dokumente koji se čuvaju trajno možete sami pouzdano čuvati (elektronski arhivirati, pre predaje nadležnom organu) (član 62. Zakona o elektronskom dokumentu).
7. Koja je razlika između pouzdanog čuvanja i kvalifikovanog elektronskog čuvanja?
Pouzdano čuvanje može sprovoditi imalac ili stvaralac dokumentarnog materijala, uz poštovanje postupaka i tehnoloških rešenja kojima se obezbeđuje mogućnost dokazivanja validnosti kvalifikovanog elektronskog potpisa/pečata.
Kvalifikovano elektronsko čuvanje može obavljati samo pružalac usluge kvalifikovanog elektronskog čuvanja dokumenata, koji je registrovan za tu uslugu od strane nadležnog ministarstva.
Suštinski, za ispunjenje obaveze uopšte ne morate raditi kvalifikovano čuvanje i angažovati pružaoca usluge, ako imate sopstvene resurse za sprovođenje elektronskog arhiviranja ili imate odgovarajuće softversko rešenje.
8. U kom formatu moraju biti elektronski dokumenti kako bi bili podobni za dugotrajno čuvanje?
Formati koji su pogodni za dugotrajno čuvanje su: PDF/A, PDF/E, UTF-8, TIFF, JPEG, PNG, JPEG2000, SVG, kao i određeni binarni formati. Detaljno pojašnjenje formata koji su pogodni za čuvanje opisuje član 13 Uredbe o uslovima za pripremu dokumenta za pouzdano elektronsko čuvanje i formatima dokumenta koji su pogodni za dugotrajno čuvanje.
9. Da li postoji razlika između elektronskog arhiviranja koje sprovodi privatni i javni sektor?
Da, predviđeno je da javni sektor svoje obaveze ispunjava korišćenjem platforme nadležnog ministarstva pod nazivom eArhiv. Očekuje se skori početak rada platforme.
Sa druge strane, nije predviđeno da portal eArhiv koristi privatni sektor, već će biti slobodan da izabere rešenje najprikladnije svom poslovanju, odnosno moći će da organizuje elektronsko arhiviranje samostalno ili odabirom nekog softvera na tržištu.
10. Šta subjekti privatnog i javnog sektora konkretno treba da urade?
Obaveze stvaraoca i imaoca za dokumentarni materijal koji se čuva trajno propisane su članom 5. Uredbe o elektronskom arhiviranju.
Ističemo obavezu donošenja internih pravila koja su uređena Uredbom o uslovima za pripremu dokumenta za pouzdano elektronsko čuvanje i formatima dokumenta koji su pogodni za dugotrajno čuvanje (član 2).
11. Kakva je razlika između arhivske knjige i elektronskog arhiviranja?
Arhivska knjiga predstavlja evidenciju tj. popis celokupne dokumentacije nastale u kalendarskoj godini, bez obzira da li su ti dokumenti nastali u papirnom ili elektronskom obliku.
Elektronsko arhiviranje predstavlja sam čin arhiviranja dokumenata nastalih u elektronskom obliku. To predstavlja klasifikovanje, razvrstavanje, čuvanje i dostupnost tih dokumenata.
12. Da li se vodi posebna arhivska knjiga za elektronske dokumente?
Elektronska dokumenta se popisuju zbirno u istu, jedinstvenu arhivsku knjigu.
13. Da li se e-Fakture elektronski arhiviraju u SEF ili moram i njih dodatno da elektronski arhiviram?
Uloga SEF-a u kontekstu elektronskog arhiviranja nije najpreciznije određena, i moguće je da će u narednim mesecima ova tema biti dodatno pojašnjena. Prema poslednjim izmenama Uredbe, propisano je da je potrebno staviti kvalifikovani elektronski potpis/pečat na sva dokumenta koja se ne čuvaju trajno, pod šta fakture potpadaju.
Međutim, mišljenja smo da je dokumentarni materijal koji je pohranjen u SEF na taj način već elektronski arhiviran, da je ispunjena obaveza pouzdanog čuvanja, i da ne postoji potreba za dodatnim arhiviranjem, na drugoj lokaciji, s obzirom na standardizaciju dokumenata (npr. XML format) koja je sprovedena uspostavljanjem SEF.
14. Šta sve prethodi obavezi pouzdanog čuvanja?
Pre nego što se sprovede postupak pouzdanog čuvanja svaki obveznik treba da postupi u skladu sa članom 5. Uredbe o elektronskom arhiviranju, taksativno prema navedenim koracima.
Napomena: Norma propisana u članu 5, stav 1, tačka 2) odnosi se na Organe***. Nije precizirano kako se primenjuju mere zaštite. Pretpostavka je da će nadležni državni organ uputiti Organe o ovome. Smatramo da o ovome ne treba brinuti dok se jasnije ne preciziraju pomenute obaveze.
Takođe, zaključujemo da podatke iz člana 5, stav 1, tačka 5) mogu da evidentiraju samo Organi.
15. Kako se dokument priprema za pouzdano čuvanje?
Da bi se dokument pripremio za pouzdano čuvanje neophodno je da se utvrdi jedan od 3 moguća izvorna oblika dokumenta, a to mogu biti:
- štampani oblik
- elektronski oblik koji nije pogodan za čuvanje
- elektronski oblik koji je pogodan za čuvanje
Taksativno nabrojane obaveze pripreme, u zavisnosti od mogućeg oblika, navedene su u članovima 6-8. Uredbe o uslovima za pripremu dokumenta za pouzdano elektronsko čuvanje i formatima dokumenta koji su pogodni za dugotrajno čuvanje.
16. Kako se sprovodi pouzdano elektronsko čuvanje?
Naredne radnje su neophodne kako bi se jedan dokument ispravno pouzdano sačuvao tj. arhivirao:
- Konvertujte dokument u format pogodan za trajno čuvanje (odnosi se samo na dokumente koji se čuvaju trajno)
- Pridružite kvalifikovani elektronski potpis/pečat lica ovlašćenog za pripremu dokumenata za elektronsko čuvanje, bez obzira na to da li je u pitanju dokument koji u izvornom obliku sadrži kvalifikovani elektronski potpis/pečat
- Pridružite kvalifikovani vremenski žig (u skladu sa čl. 5. Pravilnika o uslovima za postupke i tehnološka rešenja koji se koriste tokom pouzdanog elektronskog čuvanja dokumenta)
- Sprovedite validaciju kvalifikovanog elektronskog potpisa odnosno pečata (moguće je da softver koji koristite za pouzdano čuvanje ima ovu funkciju, ali ukoliko nema možete posetiti link za validaciju na sajtu PKS ili kontaktirajte sertifikaciono telo koje vam je izdalo kvalifikovani elektronski potpis/pečat)
- Dokument se pohranjuje na bezbedno mesto tj. lokaciju, u skladu sa vašim resursima. Propisom nije utvrđen tačan postupak čuvanja. Naša pretpostavka je da to može biti softversko cloud rešenje, vaš interni softverski sistem ili možete čuvati na hard disku. Analogno obavezi čuvanja štampanih dokumenata, to mora biti neka bezbedna lokacija kako bi se očuvao integritet dokumenta. Savetujemo da ukoliko dokumente čuvate na hard disku – čuvate ih na najmanje dva različita hard diska, na dve različite geografske lokacije.
- Vremenski žig tj. njegov sertifikat ima ograničeni rok trajanja. Periodično, pre nego što istekne rok važenja vremenskog žiga, koji je neposredno vaš ili vremenski žig softvera koji koristite, potrebno je da arhivirane dokumente nadogradite sa novim vremenskim žigom (ovo se radi iz bezbednosnih razloga zbog napretka tehnologije i mogućnosti malicioznih napada koji mogu kompromitovati dokument). Preporučujemo da izaberete softver koji će ovo za vas automatski raditi.
17. Koji sve propisi čine pravni okvir za materiju elektronskog arhiviranja?
Propisi koji su izvori prava u ovoj i srodnim oblastima su:
- Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti
- Zakon o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju
- Uredba o jedinstvenim tehničko-tehnološkim zahtevima i procedurama za čuvanje i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku
- Pravilnik o obrascu arhivske knjige
- Uredba o kancelarijskom poslovanju organa državne uprave
- Pravilnik o uslovima za postupke i tehnološka rešenja koji se koriste tokom pouzdanog elektronskog čuvanja dokumenta
- Uredba o uslovima za pripremu dokumenta za pouzdano elektronsko čuvanje i formatima dokumenta koji su pogodni za dugotrajno čuvanje
- Zakon o informacionoj bezbednosti
- Zakon o elektronskoj upravi
- Zakon o elektronskom fakturisanju
- Uputstvo o kancelarijskom poslovanju organa državne uprave
* Napominjemo da ne postoje kaznene odredbe povodom obaveze arhiviranja za preduzetnike (videti pitanje broj 1)
** Zasnovano na Mišljenju Ministarstva informisanja i telekomunikacija br. 000375074 2023 13460 005 001 011 004
*** Organe u ovom tekstu predstavljaju državni organi i organizacije, organi teritorijalne autonomije i jedinice lokalne samouprave, ustanove, javna preduzeća i imaoci javnih ovlašćenja
