Spoljno (Outsourcing) računovodstvo je jednostavna ideja za razumevanje. Angažujete organizaciju treće strane da upravlja poslovima vašeg preduzeća umesto da imate računovodstveni tim. Preduzeća mogu angažovati računovodstvene usluge koje žele da imaju koristi od zadataka uključujući obračun zarada, potraživanja i finansijsko izveštavanje.

Važno je razumeti da spoljne računovodstvene usluge nisu uvek povezane sa ugovaranjem strane firme. To jednostavno podrazumeva da plaćate nezavisnom ugovaraču ili firmi računovođa da upravlja vašom usklađenošću i računima umesto da sami upravljate.

Prednosti angažovanja spoljnih računovodstvenih usluga

Iako postoji mnogo prednosti angažovanja spoljnih računovodstvenih usluga za vaše malo preduzeće, sledeće su najvažnije koje se primenjuju na sve organizacije, bez obzira na veličinu ili delatnost:

• Isplativost

Spoljno knjigovodstvo je najprivlačnije jer štedi novac organizacijama. To čini na različite načine, uključujući minimiziranje troškova angažovanja internog tima i uštedu vremena da se fokusirate na osnovni posao.

Kada isplaćujete plate zaposlenima po satu ili mesečno, morate razmotriti zapošljavanje, prijem, beneficije zaposlenima i osiguranje. Ovi problemi mogu brzo povećati operativne troškove, čineći internom računovodstvenom timu više problema nego što vredi.

Sva ova pitanja postaju istorija ako angažujete svoj spoljni računovodstveni tim. Neophodan posao dodeljujete obučenim profesionalcima, što vam omogućava da se koncentrišete na održivi razvoj vašeg poslovanja.

Takođe možete angažovati iskusnije osoblje za svoje osnovne poslovne zadatke koristeći spoljno računovodstvo. Umesto da izdvajate sredstva za podršku radnicima, možete da investirate u prodajne saradnike koji vam mogu pomoći da povećate prihod i proširite svoj doseg.

Spoljno računovodstvo štedi vam novac, omogućavajući vam da ga pametnije trošite u drugim oblastima.

• Prilagodljivost

Vrednost spoljne računovodstvene firme prvenstveno je određena njenom prilagodljivošću. Imajte na umu sledeće tačke kada tražite spoljnu računovodstvenu firmu:

Koji nivo automatizacije ima spoljno računovodstvo? Što više automatizacije uvedu, veća je verovatnoća da će uspeti da skaliraju vašu kompaniju. Iskusni spoljni računovodstveni servisi znaju kada da povećaju, a kada da smanje. Organizacije sa dobro definisanim procedurama skaliranja mogu pružiti širok spektar usluga.

Da li imaju infrastrukturu za implementaciju procesno vođenih rešenja? Ne bi trebalo da se osećate obaveznim da potpišete obavezujući ugovor dok koristite spoljne računovodstvene usluge. Sve je u tome da vam omogućimo da budete nezavisniji. Takođe ima kliznu platnu skalu koja odgovara vašem poslovnom modelu.

• Štedi vreme

Spoljni računovodstveni stručnjaci mogu upravljati finansijskim operacijama koje se trenutno obavljaju interno. Njihovo znanje uklanja neizvesnost iz odgovornosti kao što su izmirenja, budžetiranje, obrada platnog spiska i upravljanje dugovima, omogućavajući veći mir.

Nema dovoljno sati u danu za zaposlenog vlasnika malog preduzeća. Prepuštanje ovih odgovornosti finansijskom stručnjaku koji je upoznat sa računovodstvenim sistemima može vam omogućiti da posvetite više vremena razvoju poslovanja i drugim značajnim zadacima.

• Kontinuitet poslovanja

Poremećaj u računovodstvenim funkcijama može naštetiti organizaciji jer je računovodstvo fundamentalna operacija osetljiva na vreme.

Firma se može suočiti sa kašnjenjem plaćanja, gubitkom osnovnih podataka i kaznama kada na računovodstvo utiču faktori kao što su:

• Loša infrastruktura
• Zastoj sistema
• Nedostatak ljudskih resursa

Kompanije koje imaju takve prekide u kontinuitetu poslovanja rizikuju da izgube klijente zbog konkurencije.

S druge strane, spoljno računovodstvo vam omogućava da radite sa kompanijama koje su obično opremljene sistemima zasnovanim na oblaku (cloud-u) i mogućnostima automatizacije i mogu vam ponuditi dosledne usluge.

Štaviše, možete zatražiti od pružaoca usluga da isporuči vremensko ograničene usluge dodavanjem plana kontinuiteta poslovanja u ugovor o usluzi.

• Stručne računovođe i knjigovođe

Možda ćete moći da angažujete profesionalca sa višim standardom stručnosti po nižoj ceni korišćenjem spoljnih saradnika. Da bi bili konkurentni na tržištu, spoljni pružaoci usluga moraju stalno da unapređuju svoje sposobnosti i sertifikate.

Razmislite o radu na radnom mestu sa više ljudi. Oni će imati mogućnost da brzo razgovaraju o novim računovodstvenim trendovima, rešenjima i tehnologijama. Štaviše, vrhunske računovodstvene firme imaju veći pristup obuci i kursevima i redovno ih pohađaju.

Štaviše, angažovanje u računovodstvenoj firmi omogućava vam da radite sa timom finansijskih stručnjaka. Možete biti sigurni da je vaše računovodstvo u rukama pouzdanog i dobro obrazovanog preduzeća ako mudro odaberete dobavljača spoljnih poslova.

• Poboljšana zaštita podataka

Većina finansijskih i računovodstvenih procedura je postala digitalna, što je rezultiralo ogromnim poverljivim podacima. Odgovornost kompanije je da zaštiti ove podatke, koji mogu biti interni ili povezani sa klijentima.

S druge strane, male firme i startupi često preduzimaju preliminarne korake da obezbede ove podatke, ostavljajući ih ranjivim na sajber napade i krađu podataka.

Takve bezbednosne greške mogu naštetiti reputaciji vaše kompanije, pa čak i dovesti do tužbe.

Nedostatak bezbednosnih karakteristika u računovodstvenim sistemima koje primenjuje korporacija je primarni uzrok ovih kršenja bezbednosti podataka.

Profesionalne računovodstvene firme obično koriste bezbedne servere u oblaku koji imaju napredne mogućnosti kao što su:

• Šifrovane transakcije
• Skladištenje podataka na bezbednim serverima zasnovanim na oblaku
• Nudi poboljšani backup podataka i funkcije upravljanja katastrofama

Sa tako privlačnim prednostima, ne čudi što preduzeća priskaču na angažovanje računovođa bez sprovođenja potrebnog istraživanja. Kao rezultat toga, većina njih ne može da maksimalno iskoristi prednosti ovog aranžmana.

• Smanjene rizika od greške

Nije vaša odgovornost da budete stručnjak za računovodstvene usluge kao vlasnik preduzeća. Međutim, mogu nastati problemi ako unajmite internog knjigovođu.

Kako možete analizirati kvalifikacije kandidata i pregledati ih? Koji su najbolji načini za integraciju temeljnih računovodstvenih procedura u vašu infrastrukturu?

Kada koristite spoljne računovodstvene usluge, dobijate pristup timu koji se za prihod oslanja isključivo na svoje računovodstvene usluge. Pošto ne mogu priuštiti da angažuju kandidate bez potrebnih akreditiva, vašim finansijskim uslugama će upravljati najveštiji računovodstveni stručnjaci.

Smanjuje rizike neiskusnog računovođe jer imate licencirano osoblje računovođa fokusiranih isključivo na nesmetano obavljanje vaših finansijskih procedura. Ovi stručnjaci znaju kako da integrišu softver za digitalno knjigovodstvo u vašu infrastrukturu kako bi eliminisali rizik od ljudske greške.

Zaključak

Prednosti spoljnog računovodstva u suštini se svode na slobodu koju pruža. Iako su uticaji prekida poslovanja tu da ostanu, outsourcing je prihvatio promenu i brzo postaje vitalna strategija rasta za mnoga preduzeća. Oni mogu uštedeti mnogo vremena i resursa, dok takođe dobijaju ključne finansijske informacije koje pomažu kompaniji da raste.

Imate pristup računovodstvenom timu sa kompletnom uslugom posvećenom bezbednosti i uspehu vašeg poslovanja. Ovi profesionalci će lako ugraditi osnovnu infrastrukturu u vašu organizaciju, dajući vam skalabilnost i automatizaciju koje vaša kompanija zahteva.